Kaskada Cen Zaloguj się Policz za darmo

Poradnik · Kary i zwroty

Kary umowne w sieciach handlowych: OTIF, zwroty i ile to kosztuje

Kary umowne w sieciach handlowych rzadko trafiają do budżetu, a potrafią zabrać kilka procent obrotu. Spóźniona dostawa, niepełne zamówienie, zła etykieta na palecie, zwrot towaru: każda z tych rzeczy może skończyć się notą obciążeniową. Ten poradnik pokazuje, jakie kary typowo pojawiają się w umowach z sieciami, jak policzyć, ile naprawdę kosztują, i co z nimi zrobić.

Zespół Kaskada Cen5 min czytania

Jakie kary i potrącenia stosują sieci

Nazwy i stawki różnią się między sieciami i umowami. Najczęściej spotkasz kary i potrącenia za:

  • niepełną lub spóźnioną dostawę, mierzoną wskaźnikiem OTIF (on time, in full) albo poziomem serwisu, czyli udziałem zamówionego towaru dostarczonego na czas i w całości;
  • błędy logistyczne: zła paleta, brak awizacji, nieczytelny kod kreskowy, niezgodność dokumentów z dostawą;
  • jakość: reklamacje klientów, wycofanie partii, krótki termin przydatności w dniu dostawy;
  • zwroty niesprzedanego lub uszkodzonego towaru;
  • brak towaru w promocji: kara, gdy produkt z gazetki nie dotarł w zamówionej ilości.

Kara często jest procentem wartości niedostarczonego towaru albo stałą kwotą za każde zdarzenie. Dochodzi do niej sprzedaż, której nie było: brakującego towaru nikt nie zafakturuje.

Jak policzyć jedną karę za niepełną dostawę

Załóżmy przykładową umowę: sieć zamawia towar w kartonach, a za każdy niedostarczony karton nalicza 5% jego wartości.

Przykład

Jedna niepełna dostawa

Sieć zamawia 2 000 kartonów płynu do płukania po 6 butelek. Cena na fakturze to 11,40 zł za butelkę, czyli 68,40 zł za karton. Producent dostarcza 1 840 kartonów, bo zabrakło etykiet.

  • brak: 160 kartonów, wartość 160 × 68,40 = 10 944 zł niezafakturowanej sprzedaży;
  • kara 5% wartości braku: 547,20 zł.

Sama kara wygląda na niewielką. Prawdziwym kosztem jest często utracony zarobek na 160 kartonach i to, że sieć przy słabym poziomie serwisu może zamawiać ostrożniej albo oddać część półki konkurencji. Jeśli takich zdarzeń jest kilkanaście w roku, suma zaczyna się liczyć.

Ile kary kosztują w skali roku

Najprościej policzyć wszystkie kary, zwroty i reklamacje z ostatnich 12 miesięcy jako procent obrotu na fakturach. Wtedy można je wpisać obok retro i opłat i zobaczyć, ile zabierają z ceny netto-netto.

Przykład: płyn do płukania w sieci A

Producent chemii gospodarczej sprzedaje do sieci A 150 000 butelek płynu do płukania 2 l rocznie. Cena cennikowa to 12,00 zł, koszt wytworzenia 7,40 zł.

Przykład

Warunki w sieci A

  • rabat na fakturze 5%, retro 5%, marketing 2%, logistyka 3%;
  • termin płatności 60 dni, kredyt obrotowy 9% rocznie, własny koszt dostawy 1,5% obrotu;
  • opłaty stałe 30 000 zł w roku;
  • kary, zwroty i reklamacje: 0,5% obrotu w roku dobrym, 2,5% w roku z problemami z dostawami.
Kary 0,5%Kary 2,5%
Cena netto-netto butelki9,66 zł9,44 zł
Marża netto-netto23,4%21,6%
Zysk na sieci w roku339 501 zł305 301 zł

Obrót na fakturach to 1 710 000 zł, więc każdy punkt procentowy kar kosztuje producenta 17 100 zł rocznie, tyle samo co punkt retro. Różnica między dobrym a złym rokiem to 34 200 zł, czyli ponad 10% zysku na tej sieci.

Darmowy kalkulator

Wpisz swoje kary obok retro i opłat

Kalkulator netto-netto ma osobne pole na kary, zwroty i reklamacje. Wpisz je razem z pozostałymi warunkami, a zobaczysz, ile kosztują Cię w cenie netto-netto, w marży i w zysku na sieci.

Otwórz: Kalkulator netto-netto

Jak zmniejszyć koszt kar

  1. Zbieraj noty w jednym miejscu. Każdą notę obciążeniową przypisz do przyczyny: brak towaru, spóźnienie, dokumenty, jakość. Bez tego nie wiesz, co naprawiać.
  2. Sprawdzaj każdą notę z umową. Czy kara wynika z umowy, czy stawka się zgadza, czy zdarzenie naprawdę było po Twojej stronie. Odwołanie od błędnej noty zwykle wymaga dowodów: potwierdzenia dostawy, awizacji, dokumentu WZ.
  3. Porównaj koszt kar z kosztem zapasu. Jeśli brak etykiet kosztuje kilkanaście tysięcy złotych kar i utraconej sprzedaży rocznie, większy zapas opakowań może się opłacić.
  4. Negocjuj zasady, nie tylko stawki. Na przykład tolerancję poniżej 100% zamówienia, wyłączenie kar przy zmianie zamówienia przez sieć w ostatniej chwili albo górny limit kar w miesiącu.
  5. Licz kary w budżecie sieci. Kary to taki sam koszt jak retro. Warto je mieć w budżecie warunków handlowych, o którym piszemy w poradniku o trade spend.

Co mówi prawo

Poradnik nie jest poradą prawną. Przy konkretnym sporze skonsultuj się z prawnikiem.

Kodeks cywilny. Kara umowna może dotyczyć tylko niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego, na przykład dostawy (art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego). Jeśli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo kara jest rażąco wygórowana, dłużnik może żądać jej zmniejszenia (art. 484 § 2).

Produkty rolne i spożywcze. Ustawa o przewadze kontraktowej wymienia w art. 8 ust. 1 praktyki, które mają związek z karami i potrąceniami, między innymi:

  • nieuzasadnione obniżanie należności za dostarczone produkty po ich przyjęciu przez nabywcę (pkt 4);
  • żądanie zapłaty za pogorszenie stanu lub utratę produktów w obiektach nabywcy albo po przejściu własności, z przyczyn niezawinionych przez dostawcę (pkt 6);
  • żądanie rekompensaty kosztów rozpatrzenia skarg konsumentów w przypadkach niezawinionych przez dostawcę (pkt 10);
  • zwrot niesprzedanych produktów bez zapłaty za nie lub za ich unieszkodliwianie (pkt 11), dozwolony tylko wtedy, gdy wcześniej jasno i jednoznacznie uzgodniono go w umowie (art. 8 ust. 2 pkt 1).

Więcej o tej ustawie piszemy w poradniku o przewadze kontraktowej.

Najczęstsze pytania

Co to jest OTIF w sieci handlowej?

OTIF (on time, in full) to wskaźnik, który mówi, jaka część zamówień została dostarczona na czas i w całości. Sieci używają go do oceny dostawców i często wiążą z nim kary albo bonusy. Sposób liczenia, próg i stawki zależą od umowy, więc warto je sprawdzić przed podpisaniem.

Ile kosztują producenta kary umowne od sieci?

Policz wszystkie noty za kary, zwroty i reklamacje z roku jako procent obrotu na fakturach. W przykładzie z poradnika każdy punkt procentowy kar kosztuje 17 100 zł rocznie, a wzrost kar z 0,5% do 2,5% obniża zysk na sieci z 339 501 zł do 305 301 zł.

Czy można odwołać się od kary naliczonej przez sieć?

Tak, jeśli nota nie zgadza się z umową albo zdarzenie nie było po Twojej stronie. Potrzebne są dowody: potwierdzenie dostawy, awizacja, dokumenty WZ, korespondencja o zmianie zamówienia. Kodeks cywilny pozwala też żądać zmniejszenia kary rażąco wygórowanej albo gdy zobowiązanie wykonano w znacznej części.

Czy sieć może zwrócić producentowi niesprzedany towar?

Przy produktach rolnych i spożywczych zwrot niesprzedanych produktów bez zapłaty za nie lub za ich unieszkodliwianie jest praktyką nieuczciwą, chyba że strony jasno i jednoznacznie uzgodniły go wcześniej w umowie. Przy innych towarach decyduje umowa, więc warunki zwrotów sprawdź przed jej podpisaniem.

Liczby w przykładach są ilustracyjne i nie opisują warunków żadnej konkretnej sieci. Każdy wynik policzyliśmy w kalkulatorach Kaskady Cen. Poradnik nie jest poradą prawną ani podatkową.

Inne poradniki