Pismo o podwyżce cen do sieci handlowej: wzór i co w nim napisać

Najpierw liczby, potem pismo

Najczęstszy błąd to wpisanie w pismo takiej podwyżki, o ile wzrósł koszt. To za mało. Rabat na fakturze, retro i opłaty od obrotu liczą się od nowej ceny, więc z każdej złotówki podwyżki do Ciebie trafia tylko jej część. Wzór, który odtwarza zysk w złotych:

potrzebna podwyżka = wzrost kosztów w zł / (obrót cennikowy × (1 − rabat na fakturze) × (1 − potrącenia od obrotu))

Dokładniej opisujemy to w poradniku o podwyżce cen dla sieci.

Przykład: producent płynów do prania

Producent sprzedaje do sieci A za 1 800 000 zł rocznie w cenach cennikowych. W ostatnim roku koszt wytworzenia wzrósł z 58% do 62% ceny cennikowej: podrożały surowce, opakowania i energia.

Wzrost kosztu o 4 punkty to 72 000 zł rocznie. Zysk na sieci spada z 444 701 zł do 372 701 zł.

Potrącenia od obrotu, razem z kosztem terminu płatności, wynoszą 11,5%. Z każdej złotówki podwyżki do producenta trafia 0,95 × 0,885 = 0,84 zł. Potrzebna podwyżka to 72 000 / (1 800 000 × 0,95 × 0,885) = 4,76%, po zaokrągleniu w górę 4,8%.

Podwyżka o 4,8% daje 72 658 zł więcej i odtwarza dawny zysk. Podwyżka o 4% zostawiłaby lukę 11 452 zł rocznie. To ważne, bo w piśmie wpisujesz liczbę, od której zacznie się rozmowa. Jeśli zaczniesz od za niskiej, kupiec i tak będzie ją negocjował w dół.

Wzór pisma o podwyżce cen

Poniżej wzór dla przykładu z poradnika. W nawiasach kwadratowych wpisz swoje dane. Zachowaj kolejność: decyzja, termin, powód, dowody, propozycja rozmowy.

[Miejscowość, data]

[Nazwa sieci], Dział zakupów, [imię i nazwisko kupca]

Dotyczy: zmiany cennika [nazwa firmy] od [data]

Szanowni Państwo,

informujemy, że od [data, na przykład 1 lutego] zmieniamy ceny cennikowe produktów z załączonej listy. Średnia zmiana wynosi 4,8%. Ceny poszczególnych indeksów są w załączniku nr 1.

Powodem jest wzrost kosztu wytworzenia w ostatnich [12] miesiącach. Najbardziej podrożały: [surowiec A] o [X]%, opakowania o [Y]% i energia o [Z]%. Udział tych składników w koszcie sztuki pokazujemy w załączniku nr 2. Koszt wytworzenia wzrósł łącznie o 4 punkty procentowe ceny cennikowej.

Proponowana zmiana pokrywa wyłącznie wzrost kosztów. Nie zmieniamy pozostałych warunków współpracy.

Prosimy o spotkanie w terminie do [data], żeby omówić wprowadzenie nowych cen. Jesteśmy gotowi rozmawiać o terminie wejścia zmian i o wspólnych działaniach promocyjnych w tym okresie.

Z poważaniem,

[imię i nazwisko, stanowisko, telefon, e-mail]

Załączniki: 1. Nowy cennik z porównaniem do obecnego. 2. Zmiana struktury kosztu sztuki.

Co napisać w piśmie

• Datę wejścia nowych cen. Daj kupcowi czas: typowo sieci potrzebują kilku tygodni, żeby zmienić ceny w systemach i na półkach. Termin wypowiedzenia lub zmiany cen sprawdź w swojej umowie.
• Zakres. Których produktów dotyczy zmiana i o ile każdy. Średni procent w treści, szczegóły w załączniku.
• Powód w jednym akapicie. Które składniki kosztu podrożały i jak bardzo. Kupiec nie musi znać całej kalkulacji, ale powinien móc sprawdzić kierunek: publiczne notowania surowców, taryfy energii, faktury dostawców.
• Propozycję spotkania. Pismo otwiera rozmowę, a nie ją kończy. Podaj termin, do którego chcesz się spotkać.

Czego nie pisać

• Nie przepraszaj i nie tłumacz się na pół strony. Rzeczowy ton działa lepiej niż długie usprawiedliwienia.
• Nie podawaj marży ani zysku. Pokazujesz wzrost kosztów, a nie to, ile zarabiasz.
• Nie obiecuj z góry ustępstw. Zdanie „w razie potrzeby rozważymy niższą podwyżkę” zaprasza do negocjowania w dół, zanim rozmowa się zacznie. Ustępstwa i ich cenę przygotuj na spotkanie, tak jak w poradniku o negocjacjach z siecią handlową.
• Nie zapowiadaj zmian, których umowa nie pozwala wprowadzić samemu. Zmiana ceny wymaga zgody obu stron, zgodnie z umową. Przy produktach rolnych i spożywczych ta sama zasada działa w drugą stronę: sieć nie może jednostronnie zmienić cen ani warunków płatności (art. 8 ust. 1 pkt 3 ustawy o przewadze kontraktowej).

Co zrobić po wysłaniu pisma

Przygotuj się na kontrpropozycję. Kupiec może zaproponować mniejszą podwyżkę, późniejszy termin albo podwyżkę w zamian za wyższe retro. Każdą z tych opcji przelicz na złote przed spotkaniem. W przykładzie 1 punkt retro kosztuje 17 100 zł rocznie, a 10 dni terminu płatności 4 216 zł. Jeśli sieć zaproponuje podwyżkę o 4% i punkt retro więcej, zysk będzie niższy niż przy samych 4%.

Liczby w przykładach są ilustracyjne i nie opisują warunków żadnej konkretnej sieci. Każdy wynik policzyliśmy w kalkulatorach Kaskady Cen. Poradnik nie jest poradą prawną ani podatkową.